Project management: che cos’è e perché è importante

La gestione di un progetto, in inglese Project Management, è una delle attività più importanti all’interno di un’azienda e comprende le fasi di pianificazione e organizzazione del lavoro, incluse le decisioni relative a quanto tempo, denaro e persone saranno necessarie per raggiungere gli obiettivi e ottenere il massimo beneficio.

Che cos’è esattamente il Project Management? Con Project Management si intende l’insieme delle attività di back office e front office aziendale svolte da una o più figure dedicate e specializzate dette Project Manager. Il lavoro del Project Manager è quello di analizzare, progettare, pianificare e realizzare gli obietti di un determinato progetto, gestendolo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive. Secondo la nota guida internazionale Project Management Body of Knowledge, il Project Management è l’applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi.

La capacità di gestire grandi progetti fa parte della storia dell’uomo fin dall’antichità: basti pensare ad opere monumentali come la piramide di Cheope, a cui lavorarono 100.000 uomini per 20 anni, il Colosseo, eretto in 10 anni, e i grandi acquedotti romani. Queste straordinarie creazioni dell’uomo sono testimonianze concrete di idee che non avrebbero potuto essere sviluppate in assenza di una buona capacità di gestione dei progetti.

Una capacità raccontata anche da di Gaio Giulio Cesare, generale, politico e scrittore romano del I secolo a.C., nei paragrafi XVII, XVIII e XIX della sua celebre opera De bello Gallico. L’autore descrive i dettagli tecnici e organizzativi, compresi tempi, obiettivi, materiali utilizzati e gestione delle risorse, della costruzione di un ponte sul Reno nel corso della quinta battaglia Gallica, svelando in poche righe quelli che ancora oggi sono elementi comuni ad un moderno piano di progetto.

In epoca più recente, il Project Management è una disciplina applicabile a diversi settori tra cui quello delle costruzioni, l’ingegneria industriale, la logistica e organica militare e la realizzazione di software. 

Va inoltre ricordato che uno dei contributi più importanti è stato alla disciplina è stato dato da Henry Laurance Gantt, ingegnere statunitense, che nei primi anni del XX secolo introdusse una tecnica di pianificazione che porta il suo nome e ancora oggi è una parte essenziale delle attività di Project Management: il diagramma di Gantt. 

Il lavoro di Gantt è stato la base su cui, successivamente, sono nati altri concetti fondamentali ancora oggi ampiamente utilizzati nella gestione dei progetti, come quello di allocazione delle risorse e quello di work breakdown structure (WBS), usato per rappresentare la struttura delle attività di un progetto.

Che cos’è un progetto?

Tutti i progetti sono unici e hanno un inizio e una fine, una squadra, un budget, un programma e una serie di aspettative che il team di lavoro deve soddisfare. 

Secondo il Project Management Institute, leader mondiale nella gestione di progetti, un progetto è un’iniziativa temporanea (ad esempio: lo sviluppo di un nuovo sito web o la costruzione di una casa), con un inizio e una fine ben definiti, e prevede una serie di attività che possono avere un solo obiettivo oppure molti obiettivi paralleli o diversi tra loro.

Gli obiettivi di un progetto definiscono i risultati da raggiungere alla fine dello stesso e nell’attività di pianificazione il Project Manager deve assicurarsi che rispondano ai requisiti indicati dall’acrostico SMART, ovvero:

• Specifico/Semplice: gli obiettivi devono essere ben definito e comprensibii;
• Misurabile nella sua raggiungibilità;
• Accettabile: gli obiettivi devono essere considerati raggiungibili dalle persone coinvolte nel progetto e compatibili con le risorse disponibili;
• Realistico: ovvero alla portata del team di progetto e raggiungibili nel tempo previsto.
• Tempificato/Tracciabile: significa che gli obiettivi devono essere conseguiti entro una data certa e si deve poterne tracciarne gli avanzamenti.

Chi è il Project Manager?

Per il Project Management Institute, il Project Manager, ovvero il responsabile del progetto, è l’agente del cambiamento in grado di fare propri gli obiettivi del progetto e capace di usare abilità e competenze per ispirare l’idea di uno scopo condiviso all’interno del team del progetto.

Il responsabile del progetto è un professionista appassionato e orientato agli obiettivi, ama l’adrenalina delle nuove sfide, lavora bene sotto pressione ed è a suo agio con il cambiamento e la complessità che caratterizzano gli ambienti dinamici. Inoltre, può spostare facilmente lo sguardo dal “quadro generale” ai dettagli piccoli ma cruciali, sapendo come e quando concentrarsi su ciascuno.

La digital transformation ha acceso i riflettori sulla figura del Project Manager, una professionalità sempre più richiesta in ogni tipo di organizzazione e azienda, che deve possedere ottime competenze organizzative e metodologiche, eccellenti capacità di comunicazione, buone capacità di problem solving e spiccate caratteristiche di leadership.

I compiti che deve svolgere un responsabile di progetto si dividono in due aree:

• Area operativa: legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto (hard skills);
• Area relazionale: concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione (soft skills o interpersonal skills).

Ecco quali sono le principali responsabilità di un Project Manager:

• Elaborare la pianificazione e la programmazione di dettaglio;
• Organizzare efficientemente ed efficacemente le risorse umane a sua disposizione;
• Favorire la comunicazione e l’affiatamento del team di progetto;
• Distribuire le risorse sulle attività e monitorarne lo svolgimento;
• Svolgere periodicamente il processo di controllo, riportando allo steering committee lo stato di avanzamento dei lavori e le stime di conclusione, anticipando eventuali esigenze di interventi particolari o di revisioni contrattuali;
• Partecipare allo steering committee e mettere in atto le decisioni;
• prendere tutte le iniziative volte a prevenire i rischi;
• mantenere i contatti con gli utenti di riferimento e gli utenti finali pianificandone il coinvolgimento nelle varie attività del progetto;
• Produrre la documentazione di sua competenza e supervisionare quella prodotta dal team di progetto;
• Controllare la qualità dei prodotti parziali ed assicurarsi che gli standard di qualità adottati siano rispettati;
• Provvedere alla contabilizzazione delle risorse per conto della sua azienda di appartenenza (il fornitore);
• Provvedere alle attività di riepilogo dopo la chiusura del progetto;
• Avere sempre un’attenzione particolare al miglioramento dei processi produttivi del progetto.

I diversi tipi di attività che definiscono il Project Management

Il Project Management è una componente essenziale di qualsiasi iniziativa di sviluppo del business e, come abbiamo già detto, si articola in diversi tipi di attività:

• Analisi e definizione degli obiettivi;
• Pianificazione del lavoro in funzione degli obiettivi;
• Individuazione e controllo dei rischi (Risk Management);
• Valutazione e pianificazione delle risorse necessarie;
• Allocazione/disallocazione delle risorse;
• Organizzazione del lavoro e dei processi;
• Acquisizione delle risorse umane e dei materiali necessari;
• Assegnazione dei task;
• Direzione e coordinamento delle attività;
• Misurazione dell’avanzamento del progetto;
• Analisi dei risultati ottenuti sulla base dei fatti e delle informazioni raccolte;
• Definizione e controllo delle azioni correttive necessarie con rimessa del progetto in assetto con gli obiettivi;
• Nuove previsioni tempi, costi e altri indicatori del progetto;
• Gestione della qualità;
• Gestione e soluzione dei problemi;
• Assicurazione della qualità che comprende la riduzione delle non conformità;
• Identificazione, gestione e controllo delle variazioni di scopo (Change Request o Change Control);
• Chiusura del progetto e disallocazione delle risorse;
• Gestione dell’accettazione dei risultati prodotti;
• Notifica dei risultati ottenuti ai committenti.

A tali attività si aggiungono quelle che relative alle cosiddette soft skill, meno tecniche e più orientate alla motivazione del team di lavoro e al rapporto interpersonale.

Quali sono i punti di forza del Project Management?

I pilastri del Project Management sono tre:

• Persone: le persone sono il cuore di un’efficace gestione dei progetti. Ogni persona che compone il team deve avere un ruolo ben definito e responsabilità chiare al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti e chiudere il progetto;
• Processi: secondo il Project Management Institute, i gruppi di processi di un progetto sono cinque:
  1. Allestimento e avviamento del progetto (gruppo di processi di avvio);
  2. Pianificazione e progettazione (gruppo di processi di pianificazione);
  3. Esecuzione o produzione (gruppo di processi di esecuzione);
  4. Monitoraggio e controllo;
  5. Completamento e diffusione dei risultati (gruppo di processi di chiusura).
• Tecnologie: introdurre nuove tecnologie e perfezionare quelle esistenti è fondamentale per raggiungere gli obiettivi del progetto. Secondo i dati della ricerca  Pulse of the Profession® In-Depth Report: AI Innovators: Cracking the Code on Project Performance, elaborata dal Project Management Institute, sono sei le tecnologie AI che stanno avendo un grande impatto sulle aziende di tutto il mondo e che potrebbero crescere ancora di più nel prossimo futuro:
  1. Sistemi basati sulla conoscenza: comprendono il contesto dei dati che vengono elaborati, aiutando l’apprendimento umano e il processo decisionale;
  2. Apprendimento automatico: analizza i dati per costruire modelli rilevando i schemi, producendo un miglioramento del processo decisionale con un intervento umano minimo;
  3. Decision Management: crea un processo intelligente o un insieme di processi basati su regole e logica per automatizzare il processo decisionale;
  4. Sistemi esperti: emulano e imitano l’intelligenza, le abilità o il comportamento umano in un particolare campo, argomento o abilità;
  5. Deep Learning: costruisce, addestra e testa reti neurali che prevedono risultati e/o classificano dati non strutturati sulla base di probabilità;
  6. Robotic Process Automation: imita e automatizza i compiti umani per supportare i processi aziendali.